D Gecombineerde vergunning - algemene principes en procedure

1. Grondige wijziging van de procedure

Vanaf 1 januari 2019 wijzigt de procedure voor het verkrijgen van een arbeidsvergunning en arbeidskaart voor een tewerkstelling langer dan 90 dagen. Hiervoor dient men vanaf dan een gecombineerde vergunning (de zogeheten “single permit”) aan te vragen. Dit is een elektronische verblijfskaart die zowel een toelating tot arbeid als een toelating tot verblijf bevat.
 

1.1. Toelating tot arbeid met gecombineerde vergunning (meer dan 90 dagen): nieuwe "single permit" procedure

Indien het verblijf en de tewerkstelling een beoogde geldigheid hebben van meer dan 90 dagen, dan is de procedure tot gecombineerde vergunning van toepassing. Een aanvraag om in het land te verblijven met het oog op werk voor een periode van meer dan 90 dagen wordt ingediend bij de dienst Economische Migratie. De aanvraag bevat zowel de documenten aangaande de tewerkstelling, als de documenten inzake het verblijf. De gecombineerde vergunning wordt afgeleverd door de Dienst Vreemdelingenzaken en bevat zowel de toelating tot arbeid als de toelating tot verblijf. Er worden bijgevolg voor deze aanvragen geen papieren arbeidskaarten meer uitgereikt. Het verblijfsdocument ('single permit') bevat een vermelding inzake de toelating tot arbeid.

Nieuwe aanvraagformulieren zijn hier van toepassing (opgelet: deze formulieren kunnen pas vanaf 1 januari 2019 ingediend worden voor het aanvragen van een toelating tot arbeid in de 'gecombineerde vergunning'!): aanvraag tot toelating tot arbeid - bepaalde duur - gecombineerde vergunning (docx / 0.07 MB) en aanvraag tot toelating tot arbeid - onbepaalde duur (docx / 0.14 MB).
 

1.2. Toelating tot arbeid met arbeidskaart en arbeidsvergunning (maximaal 90 dagen): 'oude' procedure blijft van toepassing

Indien het verblijf en de tewerkstelling een beoogde geldigheid hebben van maximaal 90 dagen, dan blijft de bestaande ('oude') procedure van toepassing en is de procedure tot gecombineerde vergunning niet van toepassing. Indien betrokkene niet vrijgesteld is van arbeidskaart, wordt een papieren arbeidskaart afgeleverd. Het verblijf van betrokkene is beperkt tot deze korte duur van de tewerkstelling.

Let wel: naast een tewerkstelling en verblijf van maximaal 90 dagen worden enerzijds de plaatsing van een au-pair jongere, en anderzijds de tewerkstelling van stagiairs, Europese Blauwe Kaart en grensarbeiders ook nog steeds volgens de 'oude' procedure toegepast. Hier zal de plaatsing van au-pair of tewerkstelling van stagiair, Europese Blauwe Kaart of gastarbeider en dus ook de geldigheid van deze arbeidskaarten niet beperkt worden tot negentig dagen, maar krijgen zij een arbeidskaart en arbeidsvergunning van twaalf maanden.

Nieuw aanvraagformulier is hier van toepassing (opgelet: dit formulier kan pas vanaf 1 januari 2019 ingediend worden voor het aanvragen van een toelating tot arbeid met arbeidskaart en -vergunning!): aanvraag tot toelating tot arbeid - bepaalde duur - arbeidskaart en arbeidsvergunning (docx / 0.07 MB).

  • belangrijk: op de nieuwe aanvraagformulieren worden specifieke gegevens gevraagd die voorheen mogelijk niet voorkwamen op de 'oude' aanvraagformulieren. Zo wordt er heden steeds gevraagd naar concrete ondernemings- of vestigingsnummers van betrokken ondernemingen, of naar concrete rijksregister- of BISnummers van betrokken personen. Dit staat ten dienste van een correcte identificatie en tevens voor het ophalen van authentieke gegevens uit verschillende externe digitale databanken. Het gebruik van die authentieke bronnen worden noodzakelijk geacht voor het correct verwerken van de ondernemings- en persoonsgegevens door de Dienst Economische Migratie.
    Ook wordt er heden bij een tewerkstelling steeds gevraagd naar de ISCO-code van de concrete functie of job die uitgevoerd zal worden. Deze  International Standard Classification of Occupations wordt gebruikt voor het classificeren van beroepen in een gedefinieerde set van groepen volgens de taken die verricht worden. De concrete codes en bijkomende uitleg kan u terugvinden bij Statbel - voor onze aanvraagformulieren dient u steeds een viercijferige ISCO-code op te geven van de concrete functie of job die uitgevoerd zal worden.

     

1.3. De arbeidskaart C wordt afgeschaft

Onderdanen van derde landen die om andere reden dan werk in het land verblijven, krijgen een tijdelijk verblijfsdocument met een vermelding inzake de toelating tot arbeid ('single permit'). Deze vermelding op de verblijfskaart gebeurt automatisch, de procedure tot gecombineerde vergunning is dus op hen niet van toepassing. Zij hebben dus geen aparte arbeidskaart meer nodig.

 

2. Welke documenten zijn vereist voor de aanvraag van een gecombineerde vergunning

De aanvraag dient naast het aanvraagformulier te bestaan uit enkele algemene documenten voor het luik verblijf en enkele algemene documenten voor het luik tewerkstelling. Daarnaast zijn er per categorie van buitenlandse werknemer enkele specifieke documenten vereist.
Let op: gelieve het aanvraagformulier en de gevraagde documenten LOS in te dienen en ze dus NIET AAN ELKAAR TE NIETEN voor verzending naar onze dienst!
 

2.1. Algemene documenten luik verblijf

1. een kopie van het geldig paspoort of de daarmee gelijkgestelde reistitel;
2. het bewijs van voldoende bestaansmiddelen. Dit bewijs wordt overlegd in de vorm van een arbeidsovereenkomst of, bij gebrek aan arbeidsovereenkomst, met andere bestaansmiddelen (art. 61/25-5, §1, 2° van de wet van 15 december 1980);
3. het bewijs van de betaling van de retributie (artikel 1/1 van de wet van 15 december 1980) - de concrete uitleg hierover vindt men bij federale bevoegde Dienst Vreemdelingenzaken, meer bepaald op de concrete webpagina aangaande de bijdrage of retributie;
4. een getuigschrift waaruit blijkt dat de onderdaan van een derde land niet veroordeeld is geweest wegens misdaden of wanbedrijven van gemeen recht, als hij ouder is dan achttien jaar. Als het getuigschrift opgesteld is in het buitenland, wordt het gelegaliseerd;
5. een medisch attest (of Franstalige versie) waaruit blijkt dat de onderdaan van een derde land niet is aangetast door een van de ziekten bedoeld in de bijlage bij de wet van 15 december 1980;
6. het bewijs dat hij over een ziektekostenverzekering beschikt die alle risico’s in België voor hemzelf en zijn familieleden dekt.

Let wel: bij een aanvraag tot verlenging of hernieuwing zijn de punten 3. de retributie, 4. het uittreksel strafregister en 5. het medisch attest niet meer vereist en dienen die documenten dus niet (meer) ingediend te worden. Enkel punten 1. het paspoort, 2. voldoende bestaandsmiddelen (arbeidsovereenkomst) en 6. de ziektekostenverzekering blijven noodzakelijk bij een aanvraag tot verlenging of hernieuwing.
 

2.2. Algemene documenten luik tewerkstelling

2.2.1. Eerste aanvraag
1. een fotokopie van het identiteitsbewijs van de werkgever of dat van zijn volmachthouder;
2. in geval van detachering, een kopie van het document, afgegeven door de buitenlandse instelling, dat verklaart dat de socialezekerheidswetgeving van dat land van toepassing blijft tijdens de tewerkstelling op het Belgische grondgebied, of, als een internationale overeenkomst daarover ontbreekt, een verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat de voorwaarden om onderworpen te zijn aan het Belgische stelsel voor werknemers, niet vervuld zijn;
3. als de aanvraag betrekking heeft op de uitoefening van een gereglementeerd beroep, de documenten waaruit blijkt dat de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor de uitoefening van dat beroep.

2.2.2. Hernieuwing
1. een fotokopie van de loonfiches of loonafrekeningen voor de volledige periode van de toelating tot arbeid die verstrijkt;
2. een fotokopie van de individuele rekening na een volledig kalenderjaar waarin de betrokkene heeft gewerkt;
3. het bewijs van inschrijving in het Limosakadaster als de aanvraag gaat over een detachering binnen het toepassingsgebied van titel IV, hoofdstuk 8, van de programmawet (I) van 27 december 2006.
 

2.3. Specifieke documenten luik tewerkstelling

Naast de algemene documenten zijn er nog vele specifieke documenten die naargelang de categorie van buitenlandse werknemer deel uitmaken van de aanvraag. Deze zijn allemaal terug te vinden op de specifieke webpagina per categorie (via arbeidskaart of via gecombineerde vergunning).

 

3. Verloop administratieve procedure

3.1. Ontvankelijkheidsmelding

De dienst Economische Migratie beslist binnen tien dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag, of de aanvraag volledig is, en brengt de aanvrager op de hoogte van die beslissing. Wanneer niet alle noodzakelijke documenten aanwezig zijn, of indien ze onvolledig zijn, deelt de dienst Economische Migratie de aanvrager schriftelijk mee welke aanvullende inlichtingen of documenten hij moet voorleggen, en dit binnen een termijn van vijftien dagen na de betekening van de brief waarin deze documenten gevraagd worden.
Indien de aanvullende documenten of inlichtingen niet binnen deze termijn geleverd werden, verklaart de Dienst Economische Migratie de aanvraag onontvankelijk. De werkgever wordt met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van onontvankelijkheid. De aanvrager kan een beroep indienen bij de Raad van State tegen deze onontvankelijkheidsbeslissing, overeenkomstig artikel 14 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State van 12 januari 1973.

3.2. Behandelingstermijn

Van zodra het dossier ontvankelijk is verklaard, wordt het overgemaakt aan de Dienst Vreemdelingenzaken die een beslissing zal nemen inzake het verblijf. Vanaf deze ontvankelijkheidsmelding begint de termijn van 120 dagen waarbinnen een beslissing dient genomen te worden, te lopen.
In uitzonderlijke omstandigheden, die verbonden zijn met de complexiteit van de aanvraag, kan de termijn verlengd worden. De aanvrager wordt hiervan op de hoogte gebracht. Indien er na het verstrijken van de termijn geen enkele beslissing werd genomen, worden de machtigingen tot verblijf en de toelatingen tot arbeid beschouwd te zijn toegekend.

3.3. Beslissing ten gronde

Van zodra er een positieve beslissing is genomen inzake het luik tewerkstelling, zal de aanvrager hiervan op de hoogte gebracht worden door de dienst Economische Migratie. Betrokken werknemer mag echter pas beginnen werken van zodra er ook een positieve beslissing is inzake het verblijfsrecht - hetgeen door Dienst Vreemdelingzaken gecommuniceerd zal worden (en die zal leiden tot het uitreiken van de gecombineerde vergunning).

Indien de toelating tot arbeid geweigerd wordt, zal de weigeringsbeslissing aangetekend betekend worden aan de aanvrager en aan de werknemer die voldoet aan de voorwaarden, vermeld in artikel 9 van de wet van 30 april 1999. De beslissing vermeldt de mogelijkheid tot beroep, vermeld in artikel 9 van de wet van 30 april 1999, de bevoegde instanties die er kennis van nemen, alsook de te eerbiedigen vormvereisten en termijnen.

3.4. Van rechtswege toelatingen

De vrijstellingen in het kader van een specifieke verblijfsreden (bv. erkende vluchtelingen, personen met onbeperkt verblijf) worden van rechtswege toelatingen tot arbeid. Zij zullen de vermelding ‘toegang tot arbeid – onbeperkt’ krijgen op hun gecombineerde vergunning.

De huidige vrijstellingen in het kader van tewerkstelling worden eveneens van rechtswege toelatingen indien de tewerkstelling voor minder dan 3 maanden is - net als voor de personen in het kader van vrij verkeer van diensten (het zogeheten 'Vander Elst'-principe). Zij dienen bijgevolg geen toelating tot arbeid aan te vragen.

Echter, indien deze voormalig vrijgestelde werkgerelateerde categorieën langer dan 3 maanden wensen te werken en te verblijven, dienen zij vanaf nu een toelating tot arbeid (gecombineerde vergunning) aan te vragen (let wel: personen die werken in het kader van het 'Vander Elst'-principe dienen nooit een toelating tot arbeid aan te vragen).
 

4. Infosessies

Naar aanleiding van de vernieuwde procedure en de aangepaste regelgeving inzake economische migratie, heeft de Dienst Economische migratie informatiesessies voor het werkveld georganiseerd: werkgevers, consultancy bureaus, advocaten, werkgeverorganisaties, private en overheidsinstellingen... werden via een presentatie geïnformeerd over de nieuwe regelgeving (voornamelijk de gecombineerde vergunning) alsook de nieuwe werkwijze en procedure voor de nieuwe toelatingen tot arbeid in het Vlaamse Gewest.
Hierbij vindt u de presentatie (pptx / 2.05 MB) zoals ze gegeven werd op de infosessie van 25 februari 2019.
 

5. Ambtshalve arbeidskaart en arbeidsvergunning

5.1. Waarom

In navolging van de ‘klassieke’ arbeidskaart en arbeidsvergunning ging op 1/1/2019 de ‘nieuwe’ gecombineerde vergunning van start. De procedure voor deze gecombineerde vergunning heeft een specifieke behandelingswijze: de aanvraag wordt bij de Dienst Economische migratie ingediend. Na ontvankelijkheid wordt de aanvraag inhoudelijk beoordeeld: enerzijds door de Vlaamse Dienst Economische migratie op vlak van tewerkstelling, maar ook tegelijkertijd door federale Dienst Vreemdelingenzaken inzake verblijf.
Heden blijkt dat er in de opstartfase van deze nieuwe procedure meer tijd nodig is voor het administratieve onderzoek en de aflevering van de (fysieke) gecombineerde vergunning. Voor aanvragen tot verlenging van toelating tot arbeid voor een bestaande tewerkstelling in Vlaanderen kan dit leiden tot het afleveren van een gecombineerde vergunning die niet aansluit bij de bestaande toelating tot arbeid (veelal arbeidskaart B).
Hierdoor worden werkgever en werknemer dus mogelijks geconfronteerd met een ‘wachttijd’ tussen de einddatum van hun aflopende arbeidskaart en de startdatum van de nog uit te reiken gecombineerde vergunning.

Om een eventuele schorsing van de bestaande tewerkstelling te vermijden, zal de Vlaamse Dienst Economische migratie - startend vanaf maandag 17 juni 2019 - in bepaalde gevallen ambtshalve een arbeidskaart en arbeidsvergunning toekennen, in afwachting van de definitieve eindbeslissing inzake de gecombineerde vergunning.
Zo’n tijdelijke arbeidskaart en arbeidsvergunning bieden garantie op een voortzetting van de tewerkstelling gedurende de periode dat de werknemer nog beschikt over een geldige verblijfstitel, in afwachting van de eindbeslissing inzake de gecombineerde vergunning.

5.2. Voorwaarden

De Dienst Economische Migratie kent een tijdelijke arbeidskaart en arbeidsvergunning toe, voor zover:

  • het om een verlenging van een bestaande arbeidskaart/toelating tot arbeid gaat (in de procedure van gecombineerde vergunning);
  • er onvoldoende garantie is op een tijdige aflevering van de feitelijke gecombineerde vergunning – concreet: indien de vervaldatum van de lopende toelating tot arbeid (of arbeidskaart B) binnen een termijn van drie maanden ligt;
  • voor de lopende procedure gecombineerde vergunning een positief advies gegeven wordt inzake de toelating tot arbeid (let op: enkel indien deze positieve beslissing genomen werd vanaf 17 juni 2019 of later. Eerdere beslissingen van vòòr deze datum komen dus niet meer in aanmerking voor een tijdelijke arbeidskaart en -vergunning!);
  • de betrokken buitenlandse werknemer nog beschikt over een geldige Belgische tijdelijke verblijfsvergunning.

5.3. Ambtshalve arbeidskaart en arbeidsvergunning concreet

De ambtshalve arbeidskaart en arbeidsvergunning bestaat uit een enkelvoudige brief gericht aan de aanvrager, namelijk de betrokken Belgische werkgever of diens mandataris.
Deze brief zal aan de typebrief ‘Overmaking toelating tot tewerkstelling aan DVZ’ toegevoegd worden – dit laatste is de brief is die de aanvrager (de betrokken Belgische werkgever of diens mandataris) informeert over de positieve beslissing van de Dienst Economische migratie inzake de toelating tot arbeid voor de gecombineerde vergunning.
De tijdelijke arbeidskaart en arbeidsvergunning heeft een maximale geldigheid van 90 dagen – evenwel beperkt tot de geldigheidsduur van de verblijfsvergunning van de betrokken buitenlandse werknemer.

5.4. Belangrijk

Het initiatief tot het al dan niet ambtshalve toekennen van een tijdelijke arbeidskaart en arbeidsvergunning ligt volledig in handen van de Dienst Economische migratie. Deze regeling en de bijhorende werkwijze gaat dus in voege vanaf maandag 17 juni 2019. Alle eerder genomen (positieve) beslissingen inzake een verlenging van een gecombineerde vergunning - dus beslissingen die genomen werden vòòr 17 juni 2019 - worden niet meer in aanmerking genomen om een ambtshalve arbeidskaart en -vergunning toe te kennen!
Geen enkele eventueel betrokken partij (werkgever, werknemer, mandataris, buitenlandse onderneming, raadsman…) kan dus deze ambtshalve arbeidskaart en arbeidsvergunning aanvragen of verzoeken deze uit te reiken - en dus zeker niet voor (positieve) beslissingen van vòòr 17 juni 2019!

De cumulatieve criteria voor de Dienst Economische migratie om een dergelijke ambtshalve arbeidskaart en arbeidsvergunning uit te reiken zijn dus:

  • enkel aanvragen tot verlenging van een toelating tot arbeid met gecombineerde vergunning worden in aanmerking genomen. Veelal betreft het hier dus verlengingen van een voormalige arbeidskaart B en arbeidsvergunning die in 2018 uitgereikt werd;
  • op het moment van behandeling van de aanvraag wordt beoordeeld in hoeverre er onvoldoende garantie is op een tijdige aflevering van de feitelijke gecombineerde vergunning. Dit betekent concreet: indien op de dag van behandeling de vervaldatum van de lopende toelating tot arbeid (veelal arbeidskaart B) binnen een termijn van drie maanden ligt, kan er een ambtshalve arbeidskaart en arbeidsvergunning opgemaakt worden;
  • enkel indien de behandeling van de aanvraag tot toelating tot arbeid met gecombineerde vergunning positief beoordeeld wordt (en deze positieve beoordeling is van 17 juni 2019 of later);
  • enkel indien de betrokken werknemer nog beschikt over een geldige Belgische tijdelijke verblijfsvergunning die langer geldig is dan zijn bestaande toelating tot arbeid (arbeidskaart B).