Tot slot bevestigt en betaalt u de prestatie

Papieren dienstencheques:

  • De cheque moet aan beide zijden ingevuld worden. U vult de voorzijde in en de achterzijde wordt ingevuld door de werknemer en de erkende onderneming.

  • U dateert en ondertekent een dienstencheque per gepresteerd arbeidsuur en geeft deze aan de onderneming (bijvoorbeeld: via de werknemer) op het ogenblik dat de arbeidsprestaties verricht zijn. De onderneming mag u niet vertegenwoordigen om de dienstencheques te dateren en te ondertekenen (u mag hiervoor eventueel een mandaat geven aan een andere persoon).

  • De werknemer vermeldt zijn identiteit en ondertekent de dienstencheque(s);

  • De erkende onderneming vermeldt haar eigen gegevens op de dienstencheques en maakt ze over aan het uitgiftebedrijf voor terugbetaling.

Elektronische dienstencheques:

  • Als gebruiker kan u via een applicatie op uw smartphone uw dienstencheques gemakkelijk beheren. De gratis mobiele applicatie “Dienstencheques by Sodexo” is beschikbaar op Android en iOS. Met deze applicatie kan u uw saldo raadplegen en uw dienstencheques beheren. U kan de historiek van de geleverde prestaties bekijken en deze bevestigen of betwisten. Bovendien kan u uw jaarlijkse quota dienstencheques raadplegen en het aantal zien waar u nog recht op hebt.

  • De werknemer registreert zijn prestaties nadat hij deze heeft beëindigd, via de vaste lijn op het gratis nummer 0800 355 30, via een mobiel toestel op het nummer 02 547 54 97 (zonaal tarief) of via de mobiele app job tracker. Indien hij belt dient dit te vanaf uw telefoon (of eventueel uw GSM), zodat u identificeerbaar bent. Deze informatie wordt rechtstreeks, elektronisch, ter beschikking gesteld van de erkende onderneming. De erkende onderneming ontvangt de informatie onmiddellijk elektronisch. Deze informatie wordt gevalideerd of gewijzigd door de onderneming binnen een termijn van 5 werkdagen vanaf de dag van de prestatie. Indien de onderneming niet gereageerd heeft binnen deze termijn, gebeurt de validatie automatisch; U bevestigt of betwist de prestatie tussen de 5de en de 9de werkdag na de datum van de prestatie. U mag dit al doen vóór de 5de werkdag indien de erkende onderneming de prestatie reeds heeft gevalideerd. Doet u niets, dan wordt de prestatie automatisch bevestigd na 9 dagen en wordt de betaling verricht op voorwaarde dat uw elektronische portefeuille een voldoende aantal geldige dienstencheques bevat.
  • Hebt u geen vaste lijn, kan u uw GSM niet achterlaten voor de werknemer en heeft deze laatste geen smartphone, dan kan de erkende onderneming de verrichte prestaties manueel registreren. Er kan ook een wijziging gebeuren van de encodering die de werknemer heeft verricht via uw telefoon. De dienstenchequeprestaties kunnen op elk moment manueel ingebracht worden door de erkende onderneming in plaats van ingebeld te worden door de werknemer tijdens de prestatie. Deze werkwijze houdt in dat de onderneming onmiddellijk akkoord is met de geleverde prestaties en dat de gebruiker de prestatie expliciet moet aanvaarden of bevestigen. U ontvangt automatisch een mailbericht van het uitgiftebedrijf waarin u wordt uitgenodigd om de prestatie te bevestigen. U kan als gebruiker ook de prestaties betwisten indien u niet akkoord bent. Zolang de prestaties niet worden bevestigd, is er geen betaling aan de onderneming .U mag aan de onderneming geen mandaat geven om deze stappen te ondernemen (u mag evenwel een mandaat geven aan andere personen).  U moet deze prestaties dus manueel bevestigen vóór het verstrijken van de geldigheidsdatum van uw dienstencheques. De erkende onderneming vraagt aan het uitgiftebedrijf de terugbetaling van de prestatie.
  • Indien u voor de elektronische dienstencheques kiest, volstaat het dus regelmatig dienstencheques te bestellen en nu en dan het saldo van uw elektronische portefeuille te raadplegen. U wordt per e-mail verwittigd wanneer het saldo van uw elektronische portefeuille ontoereikend is er nog maar 5 (onvoldoende) dienstencheques in uw elektronische portefeuille zitten). Na elke betaling ontvangt u een mail die attesteert dat de prestatie correct betaald( werd en die het saldo van uw elektronische portefeuille geeft.