Hoe verloopt het werken met dienstencheques in de praktijk?

Vóór de prestaties

De gebruiker die buurtdiensten wenst te laten uitvoeren, schrijft zich in bij het uitgiftebedrijf, neemt contact op met een erkende onderneming en koopt dienstencheques bij het uitgiftebedrijf.

De gebruiker mag zich niet door de erkende onderneming laten vertegenwoordigen om dienstencheques te kopen.

Tijdens de prestaties

Indien de gebruiker gekozen heeft voor papieren dienstencheques:

Hij geeft één ondertekende en gedateerde (datum van de prestatie) dienstencheque per gewerkt uur aan de werknemer die de cheque op zijn beurt aan u geeft, nadat hij zelf zijn identiteit op de cheque vermeld heeft en ondertekend heeft. De onderneming mag de gebruiker niet vertegenwoordigen om de dienstencheques te dateren en te ondertekenen. De onderneming mag ook de werknemer niet vertegenwoordigen om de dienstencheques te ondertekenen.

Indien de gebruiker gekozen heeft voor elektronische dienstencheques:

  • de werknemer registreert de prestatie telefonisch bij de gebruiker:   
    OF
    • via de vaste lijn op het gratis nummer 0800 355 30
    • via een mobiel toestel op het nummer 02 547 54 97 (zonaal tarief);
  • de werknemer voert de prestaties in via de mobiele applicatie job tracker.

De erkende onderneming valideert of wijzigt de prestaties elektronisch, binnen 5 werkdagen te tellen vanaf de dag van de prestatie (de validatie gebeurt automatisch indien de onderneming niets doet);

De gebruiker kan de prestaties elektronisch of telefonisch bevestigen of betwisten tussen de 5de en de 9de werkdag na de datum van de prestatie (de bevestiging gebeurt automatisch indien de gebruiker niets doet). 

Opgelet, in geval van wijziging van de encodering die de werknemer heeft verricht via de telefoon van de gebruiker of in geval van manuele encodering van de prestaties, worden de prestaties niet automatisch bevestigd. U moet de gebruiker dus op de hoogte brengen dat hij deze prestaties verplicht manueel moet bevestigen vóór het verstrijken van de geldigheidsduur van zijn dienstencheques.

Dit systeem vermijdt dat dienstencheques beschadigd worden of verloren gaan. Voor meer informatie hierover kunt u de website van het uitgiftebedrijf raadplegen.

Waarvoor staat één dienstencheque?

De dienstencheques kunnen enkel de arbeidstijd vergoeden tijdens dewelke de dienstenchequewerknemer één of meerdere activiteiten verricht waarvoor de onderneming is erkend.

De dienstencheques mogen NIET gebruikt worden om andere activiteiten te vergoeden (bijvoorbeeld beheer, administratief werk, kinderopvang...). Verplaatsingsonkosten of pauzes kunnen niet met dienstencheques worden betaald. 

Een dienstencheque vertegenwoordigt een reëel gewerkt arbeidsuur. Voor het vervoeren van personen met beperkte mobiliteit bijvoorbeeld, is het verboden kilometers in minuten om te zetten. Het moet gaan om de reële duur van de prestatie van de chauffeur.

U mag echter prestaties van minder dan één uur voor rekening van één gebruiker groeperen om tot een volledig arbeidsuur te komen. 

Bijvoorbeeld: werknemer A werkt bij gebruiker B, de ene week 1u15 en de volgende week 2u45: de gebruiker zal voor de eerste prestatie 1 dienstencheque geven en voor de tweede 3.

Tot slot moet de dienstencheque overhandigd worden wanneer het arbeidsuur dat hij vergoedt, volledig is gepresteerd. De onderneming mag geen dienstencheques aanvaarden indien de prestaties nog niet verricht zijn. Het prefinancieren van de activiteiten is in het systeem van de dienstencheques volledig verboden.

Terugbetaling van de dienstencheques

De erkende onderneming maakt de geldige en volledig ingevulde dienstencheques over aan het uitgiftebedrijf.  De geldigheidsduur van een dienstencheque bedraagt voor de onderneming 9 maanden, te tellen vanaf de maand die volgt op de maand van uitgifte.  De overgemaakte dienstencheques moeten gegroepeerd zijn per maand waarin de prestaties effectief verricht zijn.

Per correct ingediende dienstencheque stort het uitgiftebedrijf een bedrag op de rekening van de onderneming dat bestaat uit de som van de prijs die de gebruiker betaalt en de .tegemoetkoming die onderworpen is aan een systeem van structurele indexering.

De volgende tabel geeft de aanschafprijs van de dienstencheque, de overeenkomstige tegemoetkoming en het totaalbedrag dat aan uw erkende onderneming wordt terugbetaald:

Prijs dienstencheque

Aankoop van de dienstencheques door de gebruiker

Bedrag van de tegemoetkoming door het Vlaams Gewest

Totaal bedrag van terugbetaling aan de onderneming

9 EUR

cheques gekocht vanaf 1 januari 2017

13,69 EUR

22,69 EUR

10 EUR

cheques gekocht vanaf 1 januari 2017 na het overschrijden van het plafond van 400 of 800 cheques

12,69 EUR

22,69 EUR

Papieren dienstencheques

De dienstencheques moeten naar het uitgiftebedrijf worden teruggestuurd, via een gewone brief of een aangetekende zending. De erkende onderneming houdt voor elke teruggestuurde cheque de afscheurbare strook bij. U kunt het uitgiftebedrijf vragen om de dienstencheques te komen afhalen op de zetel van uw onderneming.

Bij elke verzending van dienstencheques moet een degelijk ingevuld afgifteborderel worden gevoegd.  De dienstencheques moeten gegroepeerd zijn per maand waarin de prestaties verricht zijn.

Elke ontbrekende vermelding op een dienstencheque geeft aanleiding tot de weigering om deze cheque terug te betalen. Alle gegevens moeten vermeld worden in de hiertoe voorziene vakjes en dit, om de optische lectuur van de dienstencheques mogelijk te maken.

Binnen de 7 werkdagen na ontvangst van de cheques, betaalt het uitgiftebedrijf de correct ingevulde dienstencheques uit aan de erkende onderneming.

Elektronische dienstencheques

Het afgeven van dienstencheques gebeurt elektronisch.

Het uitgiftebedrijf verricht de terugbetaling 1 werkdag na ontvangst  van de afgifte.

In verband met de BTW

Het uitvoeren tegen vergoeding van buurtwerken of –diensten in het kader van de dienstencheques vormt een prestatie van diensten die vrijgesteld zijn door artikel 44, §2, 2° van het Wetboek op de BTW.

Deze vrijgestelde prestaties openen bijgevolg geen enkel recht op aftrek van de BTW voor de goederen en de diensten, gebruikt voor de uitoefening van deze verrichtingen.